Contentmanagement is het organiseren, categoriseren en structureren van informatiebronnen (tekst, afbeeldingen, documenten enz.) zodat ze gemakkelijk en flexibel kunnen worden opgeslagen, gepubliceerd en bewerkt. Een contentmanagementsysteem (CMS) wordt gebruikt om content te verzamelen, te beheren en te publiceren, waarbij de content wordt opgeslagen als componenten of als hele documenten, terwijl dynamische koppelingen tussen componenten behouden blijven.
Contentmanagement is het organiseren, 
categoriseren en structureren van informatiebronnen (tekst, afbeeldingen, documenten enz.) zodat ze gemakkelijk en flexibel kunnen worden opgeslagen, gepubliceerd en bewerkt. Een contentmanagementsysteem (CMS) wordt gebruikt om content te verzamelen, te beheren en te publiceren, waarbij de content wordt opgeslagen als componenten of als hele documenten, terwijl dynamische koppelingen tussen componenten behouden blijven.
Met CMS’s kunnen eindgebruikers (meestal auteurs van een bepaalde soort) nieuwe inhoud leveren in de vorm van artikelen. De artikelen worden meestal ingevoerd als platte tekst, misschien met markeringen om aan te geven waar andere bronnen (zoals afbeeldingen) moeten worden geplaatst. Het systeem gebruikt vervolgens regels om het artikel op te maken, wat de weergave van de inhoud scheidt, wat een aantal voordelen heeft wanneer wordt geprobeerd om veel artikelen te laten voldoen aan een consistente “look and feel”. Het systeem voegt de artikelen vervolgens toe aan een grotere collectie voor publicatie.
De systemen bevatten vaak ook een soort concept van de workflow voor de doelgebruikers, dat definieert hoe de nieuwe inhoud door het systeem moet worden geleid.
Een goed voorbeeld van een Webactueel is een systeem voor het beheer van een krant. In zo’n systeem typen de verslaggevers artikelen in het systeem, dat ze opslaat in een database. Samen met het artikel slaat het systeem attributen op, waaronder trefwoorden, de datum en tijd van indiening, de naam van de verslaggever, enz. Het systeem gebruikt deze attributen vervolgens om, gezien de workflowregels, te achterhalen wie het artikel moet proeflezen, goedkeuren voor publicatie , bewerken, enz. Later kunnen de redacteuren kiezen welke artikelen ze willen opnemen (of negeren) in een editie van de krant, die vervolgens automatisch wordt opgemaakt en afgedrukt.
Hoe een contentmanagementsysteem werkt
- Een professionele webontwikkelaar ontwerpt een webpagina-indeling – meestal met een logo bovenaan en standaard navigatie-opties bovenaan, aan de linkerkant en/of aan de voet van de pagina.
- Deze nieuwe indeling wordt gebruikt om een hoofdsjabloon te maken.
- Alle webontwikkelaars in de organisatie kunnen speciale software gebruiken waarmee ze automatisch tekst en afbeeldingen aan webpagina’s kunnen toevoegen met behulp van de hoofdsjabloon.
- Een professionele webontwikkelaar ontwerpt een webpagina-indeling – meestal met een logo bovenaan en standaard navigatie-opties bovenaan, onderaan aan de linkerkant en/of onderaan de pagina.
- Deze nieuwe indeling wordt gebruikt om een hoofdsjabloon te maken.
- Alle webontwikkelaars in de organisatie kunnen speciale software gebruiken waarmee ze automatisch tekst en afbeeldingen aan webpagina’s kunnen toevoegen met behulp van de hoofdsjabloon.
- Elke voltooide pagina wordt voorgelegd aan een redacteur, die wijzigingen kan aanbrengen of terugsturen naar de schrijver voor revisie. Wanneer de pagina in orde is, klikt de editor op een PUBLISH-knop op het scherm en uploadt de pagina naar de webserver, zodat de wereld deze kan lezen.
- Elke pagina wordt meestal opgeslagen in een tekstdatabase. De meeste webpagina’s hebben bestandsnamen die eindigen op .htm of .html, maar soms zie je pagina’s die eindigen op andere bestandsextensies, zoals .php. Deze worden vaak gegenereerd door content management systemen. Sommige CMS’en genereren echter eenvoudige .html-pagina’s, die gemakkelijker kunnen worden gevonden door zoekmachines.
- Het CMS genereert ook indexen, die laten zien welke bestanden wanneer zijn gewijzigd, wie welk bestand heeft bijgewerkt, enzovoort.
- De meer uitgebreide CMS voert veel meer functies uit (zoals archieven, ingebouwde zoekmachines, machtigingscontrole en workflowbeheer), maar de bovenstaande zijn eenvoudig.
- De controle teruggeven aan eigenaren van inhoud, waardoor ze hun webbrowser kunnen gebruiken om inhoud op de site toe te voegen en te bewerken zonder dat speciale kennis vereist is.
- Pagina-inhoud scheiden van formaat en ontwerp, waardoor een meer consistente look en feel op de hele site ontstaat.
- Snellere publicatie van inhoud en updates, evenals onmiddellijke wijzigingen op de hele site.
- Automatisering van alle navigatie, interne links en andere secties van de site waar regels kunnen worden opgelegd aan de inhoud, waardoor interne verbroken links of verweesde pagina’s worden geëlimineerd.
- De mogelijkheid om de publicatie of afloop van een pagina en alle links naar die pagina te plannen.
- Ontwikkeling van workflow- en goedkeuringsprocessen; van het beheer van uw website een bedrijfsproces maken.
- De mogelijkheid om het ontwerp- en opmaakniveau aan te passen dat aan site-auteurs wordt gegeven.
- Ontwikkeling van gebruikerssjablonen voor levering van inhoud met behulp van bestaand site-ontwerp of in combinatie met een herontwerp van de site.
- Ontwikkeling van aangepaste goedkeuringsworkflow.
- Creëren van gebruikersaccounts en rollen die passen bij uw gewenste niveau van controle en toegang.
- Integratie met bestaande applicaties en databases.
- Gebruikerstraining om auteurs van inhoud te helpen vertrouwd te raken met het systeem
Voordelen van een contentmanagementsysteem
- Content Authoring: hiermee kunnen uw contentbijdragers content maken en opslaan in de repository. Er zijn veel tools en stijlen.
- Workflow Management: hiermee kunt u het proces waarmee de creatie- en publicatietaken in uw organisatie worden uitgevoerd, bewaken, aanpassen en onderhouden. Systemen variëren van zeer complex tot vrij eenvoudig, maar ze bieden u allemaal een set hulpmiddelen om de activiteiten van auteurs en de voortgang van de inhoud te beheren.
- Inhoudsopslag: deze functie houdt de inhoud verstandig georganiseerd en toegankelijk. De meeste CMS gebruiken een relationele database; het gaat erom de inhoud op één plek en op een consistente manier op te slaan.
Content Authoring: hiermee kunnen uw contentbijdragers content maken en opslaan in de repository. Er zijn veel tools en stijlen.
Workflow Management: hiermee kunt u het proces waarmee de creatie- en publicatietaken in uw organisatie worden uitgevoerd, bewaken, aanpassen en onderhouden. Systemen variëren van zeer complex tot vrij eenvoudig, maar ze bieden u allemaal een set hulpmiddelen om de activiteiten van auteurs en de voortgang van de inhoud te beheren.
Inhoudsopslag: deze functie houdt de inhoud verstandig georganiseerd en toegankelijk. De meeste CMS gebruiken een relationele database; het gaat erom de inhoud op één plek en op een consistente manier op te slaan.
Publicatiebeheer: hiermee kunt u uw inhoud organiseren met metadata en opmaak. CMS heeft verschillende manieren om dit te benaderen, maar met de betere kunt u uw metadata en uw sjablonen definiëren en beheren.
Publiceren: Door te publiceren kunt u de inhoudsgegevens en de inhoudsopmaak samenvoegen en van de repository naar uw publicatie verplaatsen. Er zijn verschillende methoden, maar ze stellen je allemaal in staat om de inhoud naar een openbaar toegankelijke plek te pushen zonder de hulp van je technische team.
Overdraagbaarheid van inhoud: aangezien de CMS inhoud opslaat als gegevens, kunnen die gegevens in elk geschikt uitvoerformaat of sjabloon worden ingevoegd. Als u wilt dat uw artikel met een blauwe achtergrond wordt weergegeven in uw ledengedeelte, maar met een gele achtergrond in uw algemene informatiegedeelte, hoeft u uw artikel niet twee keer te schrijven. In plaats daarvan schrijf je het een keer en wijs je het toe aan de blauwe sjabloon en de gele sjabloon.
Ontwerpflexibiliteit: aangezien het CMS de sjablonen apart van de inhoudsgegevens opslaat, kunt u een ontwerpwijziging doorvoeren, hoe klein ook (zoals het wijzigen van de kleur van het lettertype op een bepaald type pagina) of ingrijpend (zoals het wijzigen van het lettertype). kleur, type en grootte op uw hele site), hoeft u alleen de sjabloon te wijzigen; het CMS doet de rest.
Enkele opslag op één plek: in een CMS worden alle inhoudsgegevens op één plek opgeslagen, op een consistente manier en misschien wel het allerbelangrijkste, slechts één keer.
Als je ooit hebt geleden omdat je negen verschillende versies van een artikel hebt en je weet niet welke je moet gebruiken, dan zul je gelukkiger zijn met een CMS. Het systeem bewaart één kopie van de inhoud, ongeacht hoe u deze wilt gebruiken. Als u bijvoorbeeld een persbericht heeft dat wordt weergegeven in uw persberichtensectie, uw nieuwssectie en uw archievensectie, en er wordt een fout ontdekt, zal het proces om het probleem op te lossen eenvoudiger zijn. Zonder CMS zou je de fout waarschijnlijk in drie bestanden moeten herstellen; met een CMS zou je het in één bestand oplossen (omdat er toch maar één gegevensbestand is), en de wijziging verschijnt op alle drie de locaties.
Omdat uw inhoud consistent in één systeem wordt opgeslagen, is het veel eenvoudiger om relaties (meestal hyperlinks) tussen inhoudsstukken te maken en te onderhouden. Als je bijvoorbeeld meerdere stukken hebt die naar elkaar linken, en je verplaatst er één, zal het CMS de nodige wijzigingen aanbrengen om de links te laten werken.
Het is ook eenvoudiger om een nieuw stuk inhoud te maken door andere stukken samen te voegen. Stel dat u een verzameling internettips heeft, elk opgeslagen als een afzonderlijk stuk inhoud, maar allemaal verenigd door dezelfde metadata. Een CMS maakt het gemakkelijk om al die stukjes bij elkaar te presenteren door een sjabloon te maken die alle inhoud toont die de metadata had, in dit geval “type: tip” en “onderwerp: internet”. Het is ook veel gemakkelijker om te onderzoeken wat je hebt
Als u tenslotte besluit om al uw inhoud mee te nemen en deze naar een nieuw formaat te migreren, zou het proces veel eenvoudiger moeten zijn
Dit alles betekent meer tijd en geld besparen: u dupliceert geen werk, u raakt geen inhoud kwijt en u besteedt minder tijd aan het beheren van inhoud.
Workflowbeheer: elk goed CMS heeft een soort workflowbeheerschema. Dit omvat meestal het definiëren van bepaalde rollen – zoals auteur, redacteur en uitgever – en elk van die rollen een aantal vaardigheden en verantwoordelijkheden geven.
Evenzo kan inhoud in een aantal statussen bestaan, zoals concept, definitief, gepubliceerd of gearchiveerd, en elke status heeft bepaalde kenmerken.
Combineer de rollen en de statussen, wikkel er wat logica omheen en je hebt een workflowsysteem. De auteur krijgt de opdracht om het concept te maken, de redacteur krijgt een melding dat het concept klaar is om te worden bewerkt, enz.
Workflowbeheer maakt betere communicatie, voortgangsregistratie en efficiëntere Content abonnement mogelijk. Zelfs een basissysteem zal de juiste rol op de hoogte stellen dat een stuk inhoud een staat heeft bereikt waarin het aandacht nodig heeft. Met meer geavanceerde systemen kunnen allerlei triggers en bedieningselementen worden ingevoerd. Geen van deze functies zal het werk doen om uw processen te beheren; ze geven u eerder een beter inzicht in het proces en betere tools om het werk te doen.
De grote winst hier is controle, wat tijd en geld bespaart door de communicatie te versnellen en fouten te voorkomen. Het workflowsysteem zorgt voor een groot deel van de communicatie, het volgen en meten, zodat uw auteurs, redacteuren en uitgevers zich kunnen concentreren op schrijven, recenseren en publiceren, in plaats van rond te lopen om dingen te controleren, verloren concepten te zoeken en te proberen uit te zoeken waar alle tijd is voorbij.
Geautomatiseerd publiceren: als het gaat om het vrijmaken van technische bronnen voor publicatietaken, schittert bijna elk CMS. Met het CMS kunnen niet-technische mensen het proces van het verplaatsen van de inhoud naar de productieomgeving plannen, activeren en anderszins beheren.
Als uw waardevolle technische mensen voortdurend worden afgeleid door kleine tekstwijzigingen door te drukken, regelmatig nieuwe artikelen uit te brengen of lay-outproblemen op te lossen, zal het CMS hun wereld veranderen. Met een CMS worden deze taken dingen die uitgevers en redacteuren kunnen doen, meestal met een krachtige set tools die beschikbaar zijn binnen het CMS. De technische mensen onderhouden het CMS, maar het is van een veel hoger niveau, en hun tijd wordt veel vrijgemaakt om meer technische problemen in uw hele organisatie af te handelen.
Gewoonlijk wordt de daadwerkelijke tijd die nodig is om uw inhoud te publiceren, verkort. Wat nog belangrijker is, is dat de tijd die het kost, wordt besteed door de meest geschikte mensen (auteurs, redacteuren, uitgevers), en niet door mensen die waarschijnlijk zouden moeten werken aan een nieuwe websitefunctie of het netwerk moeten afstemmen.
Hopelijk heb je een specifieker idee van wat een CMS doet en hoe een CMS je organisatie tijd, moeite en dus geld kan besparen. Bovendien stelt een CMS u in staat uw inhoud beter te beheren, waardoor deze bruikbaarder wordt voor u en uw achterban
